Обычно передача товаров сопровождается товарной накладной, но в некоторых случаях оформляют еще один документ – акт приема-передачи товара. В нем указывают данные о количестве, качестве и других характеристиках передаваемых товаров. Документ подтверждает удовлетворительное состояние товара или имущества. 

Акт приема-передачи является частью бухучета, поэтому мы написали эту статью и рассказали, что это за документ и как с ним работать. Чтобы вы не совершили ошибок и правильно учли все действия в бизнесе.

Что такое акт приема-передачи товара 

Акт приема-передачи это документ, который сопровождает передачу любых материальных ценностей и прав на них. 

Акт нужен всем участникам сделки. Он фиксирует соглашение, описывает права сторон, обязанности, порядок досудебного урегулирования споров даже после передачи объекта. 

Если одна из сторон – физическое лицо, то в документе указывают его ФИО, паспортные данные и адрес. Если передается комплекс товаров, то об этом тоже указывают в акте. 

Документ имеет юридическую силу при соблюдении следующих условий:

• составлен в требуемой форме
• подписан обеими сторонами
• содержит все необходимые данные
• прилагается к основному документу, на основании которого происходит передача

По закону составлять акт не обязательно, можно подробно описать в договоре суть процесса и то, что передаете. Вместо акта приема-передачи предприниматель может заполнить товарную накладную.

При передаче дорогостоящего оборудования и при сдаче готового дома по договору долевого участия используйте только акт приема-передачи. Он фиксирует отсутствие претензий со стороны покупателя. 

Как заполнить акт приема-передачи товара в бумажной форме

Пример составления акта

Законодательные нормы не устанавливают определенную форму акта. Документ заполняют в свободной форме, главное максимально подробно описать условия передачи и передаваемый товар или объект.

В акте указывают:

• наименование передаваемого товара или объекта
• артикул, серийный номер и марку 
• ФИО, должность и контакты лица, которое передает товар, и лица, которое его принимает
• название организации, передающей товар или объект
• дата составления акта и количество экземпляров
• стоимость товара или объекта
• ссылка на документ, на основании которого осуществляется передача

Сам по себе акт приема-передачи существовать не может. Он только часть договора, на основании которого происходит передача. Это может быть договор купли-продажи, например. 

Условно поделим документ на 3 части. Так будет понятнее, что и где нужно описывать, чтобы грамотно заполнить акт и использовать его во время споров. 

1. Информация о сторонах 

В первую часть вносятся данные об обеих сторонах договора. Прописывается наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя и документ, на основании которого он работает. Тоже самое и со стороной, которая принимает товар. 

Также указывается документ, к которому прикладывается акт в виде приложения. 

2. Условия приема-передачи и список товара 

Здесь указываются основные пункты по передаче:

• сам факт передачи и документ, на основании которого он состоялся с указанием его наименования, номера и даты составления
• таблица с перечнем товаров: их названием, количеством, ценой и общей стоимостью, после нее общую стоимость указывают еще раз (цифрами и прописью)
• состояние продукции указывают либо как идеальное, либо уточняют, какие есть дефекты и нюансы
• указывают, что принимающая сторона не имеет претензий к количеству и качеству товара
• отмечают количество экземпляров акта и их равнозначность перед законом

3. Подписи сторон

Документ подписывают руководители организаций или уполномоченные лица с обеих сторон. При необходимости ставят печати. 

После подписания ответственность за сохранность товара переходит принимающей стороне. Теперь все претензии высказываются только в досудебном порядке. 

Как хранить документы

Вся документация подшивается и некоторое время хранится в архиве. Если она у вас в бумажном виде. Обычно весь документальный комплект по закупке хранится вместе. 

Налоговые органы вправе потребовать эти бумаги во время проверки, поэтому их и нужно хранить. Также это нужно и самой организации. Если возникнут какие-то споры, у вас будут доказательства. 

Правила хранения документов:

• за них отвечает главный бухгалтер или финансовый директор
• при складировании в бухгалтерии документов за текущий учетный период используются специальные помещения или сейфы
• документы комплектуются в хронологической последовательности и сопровождаются архивной справкой 

Срок хранения зависит от категории документа, но в среднем составляет от 1 года до 10 лет. 

Составление акта в электронном виде

Акт можно составить в электронном виде. Документ проще заполнить и сложнее потерять. Добавите его в одну папку с другими документами и в любой момент сможете быстро открыть. Также электронный акт проще отправить контрагенту.

Электронный документооборот в России активно развивается. Уже с 2024 года стало обязательным использование электронных перевозочных документов, в том числе актов приема-передачи груза.

Заключение 

Акт приема-передачи необязательный, но полезный документ, который подтверждает отсутствие претензий с принимающей стороны. 

Используйте его, когда передаете дорогие товары или объекты, права на имущество или что-то другое, где завязаны большие суммы и нюансы. В случае претензий вы предъявите документ, как доказательство, что во время передачи о товаре все было указано и принимающая сторона не имела никаких претензий.

Аналитика и SEO продвижение на WildBerries от DataMP

Ежедневно анализируем на WildBerries

70+ млн. товаров

2000+ категорий товаров

7+ млн. поисковых запросов

знаем не только о частотностях запросов, «как все», но и о конверсиях в продажи

Оставьте Вашу заявку и мы свяжемся с вами!

Отправить